Пройти тест

Блог Образец

ФОРМАТ МЕРОПРИЯТИЯ И ВЫБОР ПЛОЩАДКИ

Основной задачей вечеринки, по случаю празднования дня рождения руководителя Впудре Виолетты, было объединить несколько незнакомых между собой компаний, разных возрастов и рода деятельности (семья, друзья, коллеги и одноклассники, всего 28 человек). Поэтому было решено отказаться от общепринятого застолья в пользу более свободного и открытого формата, где гости могли бы перемещаться по площадке, выбирая себе занятия по душе.

Для этих целей идеально подошла летняя терраса отеля Double Tree by Hilton. Отличная, проверенная площадка с заботливым персоналом и высококлассным сервисом.

Т.к. большого пространства нам не требовалось, то и бронировать всю площадку не было никакого смысла. Для того, чтобы люди не разбредались по разным углам, находились всё время вместе и общались между собой, вполне хватило 30 кв м. , в нашем случае это ровно половина вернады.

МУЗЫКА И РАЗВЛЕЧЕНИЯ

Какой же праздник без музыки и танцев?

Рекомендуем заранее уточнить, имеется ли на площадке стационарная колонка. Если колонки нет, её легко можно взять в аренду от 1000 до 1500 р.

Диджей в этом случае вам не нужен – достаточно подготовить флешку с подходящей под формат мероприятия музыкой. А лучше две. На одной — зажигательные треки, время от времени перемежающееся медленными композициями. А на другой — более спокойная chill out музыка, потому что когда гости начнут расходиться, никому уже не захочется танцев до упаду. Вторая флешка – must have.

Несмотря на то, что площадка небольшая, из-за расположения под открытым небом, слышимость там не всегда хорошая. Поэтому было бы отлично так же захватить микрофон (даже проводной) – тем самым все желающие смогут, не напрягаясь, поздравить вас. Аренда 500-1000 р/сутки.

Очень советуем поставить какой-то мобильный аттракцион — танцевальный коврик, караоке, PlayStation с гонками или борьбой, потому что это отвлекает и расслабляет людей, а так же формирует некий командный дух в новой компании.

В нашем случае особой популярностью пользовался настольный футбол (собственность отеля). Мы даже устроили импровизированный чемпионат с турнирной таблицей и выявлением победителя.

ФОТОЗОНА

Если масштабные конструкции не вписываются в ваш бюджет и видение мира, то всегда можно поставить обычный недорогой каркас (джокер) с баннером, или сколотить фото фон из реек и обтянуть его тканью или тем же баннером.

Наша фотозона:

— Джокер – собственность команды «Впудре»
— Печать баннера 2х2 м. – 1200 р. + макет от дизайнера 500р.
— Покупка фото-реквизита + часть принесли из домашних запасов – 300 р.

Таким образом, получился очень крутой, яркий и минималистичный фотофон, а все фото с гостями были в едином стиле. Им так же заранее были отправлены фото примеры, чтобы сразу было понятно, как его использовать.

Здорово, если на площадке будет 2 фотографа. Т.к. очень многие гости, войдя во вкус, хотят сфотографироваться в фотозоне поодиночке, парами, группами и с именинницей во всех ракурсах, а в это же время на площадке происходят интересные активности. Поэтому дополнительный фотограф хотя бы на 1,5 часа – отличное решение данной проблемы.

Заранее договоритесь с фотографом об отдаче фото через 2-4 дня после мероприятия. В наш век социальных сетей фото с дня рождения нужны как можно быстрее, т.к. спустя месяц они уже потеряют свою актуальность.

Крупно, сбоку укажите на фотофоне хэштег вашего торжества. Пусть все гости уже в день праздника объединят фотоотчет под одним тэгом.

В нашем случае — #viola33

Для минимизации бюджета, отлично, если гости так же будут выступать своеобразным «декором» мероприятия. Дресс-код «американский стиль» был прописан в приглашениях, которые высылались в электронном виде в соц.сетях. В них так же был указан свободный тайминг, что позволяло гостям спокойно подтягиваться на площадку в течение нескольких часов. Макет приглашения обошелся в 500 р.

Для того, чтобы гостям был понятен дресс код, рекомендуем сделать референсы как для мужчин, так и для женщин. Клетчатые фланелевые рубашки, джинсы, кеды, красная помада, и цвета американского флага – всё это создаст яркую, единую картинку и веселое настроение.

ЕДА

Едой на нашей американской вечеринке служили главным образом закуски.

Обязательно должно быть что-то мясное и сытное и что-то легкое и свежее типа фруктов (у нас был арбуз), а на десерт, конечно же, торт. Не ждите окончания вечера, чтобы его разрезать. Достаточно подождать 1,5-2 часа с начала мероприятия, конечно же сфотографироваться с тортом и потом нарезать и поставить на стол, чтобы каждый гость имел возможность подойти и взять себе кусочек.

Как рассчитать алкоголь?

Алкоголь желательно рассчитывать не по схеме из интернета, а прописать рядом с каждым гостем в списке приглашенных, сколько, на ваш взгляд, этот человек выпьет (кто-то за рулем, кто-то пьет мало, кто-то любит только пиво и т.д.). К получившемуся добавляем 10% запаса.

Для того, чтобы алкоголь оставался холодным, были куплены и наполнены льдом два эмалированных ведра. В них находилось пиво и шампанское. К ведру так же была привязана открывашка, чтобы гости не бегали по площадке в поисках подручных средств для откупорки бутылок. А рядом со столом стояла небольшая мусорная корзина, куда сбрасывались крышки и пустые бутылки. Детали, которые, на первый взгляд, не очень заметны, но сильно облегчают жизнь!

Конечно же нужно предусмотреть на площадке воду и безалкогольные напитки (морс, чай, Кока колу). А так же особое меню для вегетарианцев, если такие имеются.

В меню Hilton не оказалось нужных закусок, но они с радостью пошли нам навстречу и воссоздали наши желания по фото из интернета — например, шоты с кетчупом и картошкой фри. Поэтому не стесняйтесь показывать примеры своих закусок менеджерам заведения. С большой вероятностью они будут рады их воплотить.

И НАПОСЛЕДОК

Бесспорно, подготовка к мероприятию — это длительный процесс. Придется постараться, чтобы по максимуму всё учесть и предусмотреть. Но результат, когда ты ловишь кайф от происходящего, от гостей и от себя самого, без сомнения, того стоит.

Самый важный совет, который мы можем дать — с началом мероприятия перестаньте всё контролировать и отпустите ситуацию. Пусть праздник идет своим чередом. А сложные ситуации и форс мажоры можно решить и по мере их поступления.

Наше же мероприятие прошло просто идеально. Благодаря тому, что заранее была проделана огромная работа, подробно расписан дресс код, площадка располагала к

определенному поведению, а зоны игр, еды и отдыха были хорошо разделены, гости отлично вписались в пока еще новый для нас формат вечеринки и замечательно провели время!

P.S. И не забудьте захватить картонную коробку для подарков. Поверьте, это очень нужная вещь для всех подаренных конвертов, сертификатов, открыток и мелких подарков, которые при любом другом исходе валялись бы повсюду и рано или поздно потерялись.

ЕСЛИ У ВАС ПОЯВИЛИСЬ ВОПРОСЫ, МЫ БУДЕМ РАДЫ НА НИХ ОТВЕТИТЬ